el tiempo en un taller es oro

Aprende a gestionar las citas para ahorrar tiempo en tu taller

Imagina poder tener todas las citas organizadas y siempre contigo. Imagina no tener que trabajar hasta las tantas y olvidándote de las quejas de los clientes por un retraso en la fecha de reparación de un coche o una moto. ¿Es solo utopía? ¿Un sueño? Hoy en día hay muchas maneras que te permiten ahorrar tiempo (y dinero) a la hora de organizar y gestionar las citas en tu taller de neumáticos o de mecánica en general.

Por un lado, la primera cosa es hacer un esfuerzo mental y cultural: tendrás que aprender a confiar en las nuevas tecnologías y reconocer que tu memoria, a veces, puede fallar. Olvídate de las notas de colores, de los apuntes dejados en tu mesa de trabajo, de pizarras y otros métodos que, además de ser obsoletos, da una imagen poco moderna y eficiente de tu taller.

Organiza las citas de tu taller gratis online

Hay muchos programas para PC y ordenadores portátiles, además de aplicaciones para móviles que te permitirán gestionar todas las citas de manera impecable. Todo está en elegir si dar o menos este gran paso. Estamos hablando de un esfuerzo inicial no indiferente, porque tendrás que acostumbrarte a utilizar algo completamente nuevo. Y, como sabemos, no todos están familiarizados con el uso de las tecnologías. Sin embargo, las ventajas serán muchas.

Ante todo, hay que verificar de que manera estás registrando y organizando las citas. El primer paso es crear una ficha  para cada cliente (podrás utilizar programas muy sencillos y gratuitos como Reservio) o la clásica hoja de calcúlo de Excel o Google Sheets que es gratuita y completamente online. Crea una columna con los días de la semana, añade el horario y cada vez que recibes una llamada, un correo o un WhatsApp, tu y tu equipo podrá apuntar en tiempo real las citas de los clientes.

Una buena idea es indicar en Google Sheets también el tipo de problema o reparación que habrá que realizar sobre el vehículo. Puedes acceder gratis y online a Google Sheets simplemente desde este enlace. Los pasos a seguir son estos:

  1. Crea una nueva hoja de calculo y renombrala (por ejemplo: Horario Talleres Garcia Enero 2020)
  2. Añade una columna con los días de la semana a la izquierda y a lado podrás insertar los diferentes horarios.
  3. Haz clic en ‘compartir documento’ y añade los email de todos los miembros del equipo.

A partir de este momento podrás organizar, registrar, borrar, añadir y visualizar todas las citas en tiempo real, tanto desde PC como desde cualquier otro ordenador y hasta desde tu móvil.

gestiona mejor las citas en tu taller

Todas la citas siempre contigo con un calendario

La segunda alternativa, aún más sencilla es utilizar Google Calendar (disponible en este enlace). También en este caso el utilizo es realmente intuitivo y podrás compartir todos los horarios y citas con mecánicos y otros departamentos de tu taller.

Una vez entrado en el programa (que es gratuito), podrás crear un nuevo evento por cada día del año, en el horario que necesites. Esto significa que, una vez recibida la llamada de un cliente, un email o un WhatsApp, todos los empleados del taller podrá ir añadiendo las citas, evidentemente con la sola precaución de no insertar más citas por una misma hora.

Todo el horario de la semana aparecerá dividido en colores y también en este caso, podrás añadir notas o comentarios. Como, por ejemplo, la persona responsable o también la duración de la reparación o del cambio de neumáticos u otras piezas. Como puedes ver se trata de algo que, con un poco de experiencia, podrás dominar. Google Calendar, al igual que Google Sheets no requiere memoria puesto que todo se guarda automáticamente online. Cómodo, ¿verdad?

asi se organizan las citas en un taller

Citas en tiempo real: adiós imprevistos

Gracias a los avisos que puedes impostar en Google Calendar, tendrás recordatorios y avisos que te permitirán evitar imprevistos. Podrás acceder siempre a todas las citas desde PC o smartphone, así que podrás anular, modificar o añadir nuevos clientes en tiempo real, también si estás fuera de la oficina. De esta manera, ampliarás las posibilidades de negocio de tu actividad, encontrando siempre un hueco para todos.

Ademas, con el tiempo podrás verificar también el número de intervenciones que el taller ha realizado y computar las diferentes horas de trabajo. Es decir, sabrás en que momento del año tienes más clientes y cuando, por otro lado, el taller se queda más vacío. Esto te ayudará a optimizar los recursos (como, por ejemplo, contratar otro mecánico cuando lo necesitas) o aplazar esos clientes que necesitan algo que requiere más horas o dar prioridad a los que te pagan antes o que te harán ganar más dinero.

Como puedes ver, simplemente con un poco de esfuerzo para aprender a utilizar estos programas gratuitos online podrás organizar y gestionar de manera más inteligente todas las citas de tu taller, ahorrando tiempo y ganando más dinero.